Инвентаризация ? это проверка фактического наличия и состояния имущества организации, ее финансовых обязательств на определенную дату и последующее сопоставление полученных данных с данными бухгалтерского учета.
Порядок проведения инвентаризации закреплен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. № 49).
Данным документом должны руководствоваться организации всех уровней при проведении инвентаризации. Инвентаризации необходимо подвергать все имущество принадлежащие организации и не принадлежащее организации, но числящееся в бухгалтерском учете на балансовых счетах, а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам и все виды финансовых обязательств.
Инвентаризация может быть проведена по всей организации либо по ее структурным подразделениям. Можно выделить инвентаризацию, проводимую по видам имущества и инвентаризацию по долгам и обязательствам организации.
Инвентаризация состоит из следующих обязательных частей:
1) подготовительные мероприятия ? сопровождаются изданием приказа по форме № ИНВ-22 о проведении инвентаризации (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88). На данном этапе назначается инвентаризационная комиссия, подсчитывается примерное время, которое потребуется для проведения инвентаризации. Для получения наибольших результатов необходимо грамотно разработать внутренние инструкции;
2) вещественная и документальная проверка ? сопровождается выявлением, взвешиванием, обмериванием и подсчетом материально-производственных запасов. На данном этапе происходит оформление актов инвентаризации инвентаризационных описей;
3) сравнительно-аналитические мероприятия ? сопровождаются проверкой и сопоставлением данных инвентаризационных описей и актов инвентаризации с данными бухгалтерского учета. На данном выявляются расхождения учетных оценок и текущих, происходит и подготовка предложений по отражению в учете результатов инвентаризации;
4) заключительные мероприятия сопровождаются оформлением ведомостей учета результатов, выявленных инвентаризацией по форме № ИНВ-26 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. № 88). На данном этапе необходимо внести бухгалтерские записи в учетные регистры по результатам инвентаризации и издать приказ об утверждении результатов инвентаризации и привлечении к дисциплинарной ответственности виновных лиц.
Методологическая база для проведения инвентаризации состоит из следующих нормативных актов:
1) ФЗ «О бухгалтерском учете»;
2) Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. № 34н);
3) Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49;
4) Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/98);
5) постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»;
6) постановление Госкомстата РФ от 27 марта 2000 г. № 26 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией"».
Функции инвентаризации:
1) учетная (можно в натуральном измерителе сравнить правильность ведения документации всех хозяйственных организаций);
2) контрольная (является методом фактического контроля за деятельностью материально ответственного лица).
Инвентаризации подвергается все имущество организации независимо от его местонахождения.
Инвентаризация бывает:
1) товарно-материальных ценностей (проводится в местах их хранения в присутствии материально ответственного лица путем проверки рабочей комиссией фактического наличия ценностей);
2) денежных средств и расчетов (в кассе проверяется фактическое наличие денежных средств).
Из положений приказа Минфина РФ «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» можно выделить следующие цели инвентаризации :
1) выявление фактического наличия имущества;
2) сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;
3) проверка полноты отражения в учете обязательств.
С помощью проведения инвентаризации решаются следующие задачи:
1) обнаружение товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество;
2) обнаружение сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью их последующей реализации;
3) проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств;
4) проверка реальности стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассах.
Случаи обязательного проведения инвентаризации:
1) передача имущества организации в аренду;
2) преобразование государственного или муниципального унитарного предприятия;
3) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
4) смена материально ответственных лиц;
5) установление фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
6) стихийное бедствие, пожар, авария или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями;
7) ликвидация или реорганизация предприятия.
При наличии на предприятии коллективной материальной ответственности инвентаризация обязательна в следующих случаях:
1) при смене руководителя;
2) при выбытии из коллектива (бригады) более 50 % его членов;
3) по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).
Инвентаризацию можно классифицировать на виды по различным основаниям.
По основаниям для проведения:
1) плановая? проводится на предприятии в определенные сроки в течение всего года по календарному плану;
2) внеплановая? проводимая вне графика.
По объему:
1) полные? охватывают все виды товарно-материальных ценностей. Цель - обеспечить реальность бухгалтерских балансов на конец года;
2) неполные? охватываются отдельные виды принадлежащего предприятию имущества.
Различают инвентаризацию:
1) основных средств;
2) нематериальных активов;
3) товарно-материальных ценностей;
4) денежных средств;
5) расчетов.
По полноте охвата наименований проверяемых ценностей:
1) сплошные? охватывают все разновидности наименований товарно-материальных ценностей, средств и расчетов;
2) выборочные инвентаризации? проверяется только какая-то совокупность материальных ценностей.
Инвентаризация — это проверка состояния имущества и обязательств компании. Материальные ценности часто портятся и разрушаются, недобросовестные сотрудники уносят с работы товары, из-за ошибок в учете документы перестают отражать реальное положение дел. Поэтому компании периодически сверяют данные бухучета и факты. Мы расскажем, как проводить инвентаризацию.
Когда вам придется проводить инвентаризацию?
Федеральный закон №129-ФЗ и Положение по ведению бухучета обязывают проводить инвентаризацию в таких случаях:
- при ликвидации, реорганизации или преобразовании предприятия;
- при хищении и порче имущества — немедленно;
- при смене материально ответственных лиц;
- после пожара, потопа или другой чрезвычайной ситуации;
- если вы продаете, выкупаете имущество или передаете в аренду;
- перед составлением годовой бухотчетности.
- Еще инвентаризации проводятся при коллективной и материальной ответственности:
- если меняется руководитель коллектива или бригадир;
- из бригады выбывает более половины работников;
- кто-то из членов коллектива требует инвентаризации.
Зачем проводить добровольные инвентаризации?
Выше мы перечислили строгие показания к инвентаризации. В остальных случаях проверки назначает руководитель предприятия. Он решает, сколько раз и когда проводить инвентаризацию, и закрепляет этот порядок в учетной политике организации.
Кроме плановых инвентаризаций руководство может проводить внезапные проверки. Они помогают застать врасплох небрежных сотрудников. Такие проверки проводятся у вновь нанятых материально ответственных работников, при образовании запасов сверх нормы, при нарушении правил приемки, хранения, реализации ценностей. Руководитель составляет план-график внезапных проверок, который хранится у главного бухгалтера.
Когда удобнее проводить плановую инвентаризацию?
Закон разрешает инвентаризировать имущество в любой день. Но удобнее делать это 1 числа нового месяца. На эту дату выводится сальдо по всем счетам бухучета и формируются данные для сличительных ведомостей. Если вы назначите инвентаризацию на другое число, придется рассчитывать промежуточные итоги оборотов и сальдо по счетам.
Что подлежит инвентаризации?
При сплошной инвентаризации мы проверяем наличие всего имущества и обязательств и уточняем правильность их оценки в бухучете. Под проверку попадают:
- собственное имущество организации;
- имущество на ответственном хранении;
- арендуемое имущество;
- имущество, полученное для переработки;
- неучтенное имущество;
- основные средства;
- нематериальные активы;
- производственные запасы;
- финансовые вложения;
- готовая продукция и товары;
- прочие запасы и финансовые активы;
- кредиторская задолженность;
- займы и резервы;
- долги, безнадежные к взысканию.
В ходе выборочной инвентаризации проверяется часть имущества. Например, товарно-материальные ценности на конкретном складе.
Зачем создавать инвентаризационную комиссию?
Для проверки ценностей и обязательств руководитель назначает постоянную инвентаризационную комиссию. Она ведет профилактическую работу для лучшей сохранности ценностей, принимает отчеты руководителей отделов по вопросам хранения. Еще комиссия проверяет документальное оформление поступившего имущества, определяет причины при списании имущества, решает, как использовать отходы.
При инвентаризации комиссия проводит проверку, все документирует и контролирует правильность результатов. При серьезных нарушениях постоянная комиссия проводит повторные сплошные инвентаризации и решает, как быть с недостачами и потерями из-за порчи ценностей. Если у организации есть филиалы и представительства или она работает на обширной территории, то назначаются рабочие инвентаризационные комиссии. Их состав тоже утверждает приказом руководитель.
Включайте в комиссию специалистов с достаточной квалификацией. В зависимости от профиля предприятия они должны отличить один тип ткани от другого, определить объемы комбикорма в хранилищах и т.п.
Как проводить инвентаризацию?
Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств подробно описывают порядок проведения проверки и оформления результатов. Результаты инвентаризации признаются действительными, только если процедура проводится по всем правилам. Обязательные условия:
- инвентаризация проводится по местонахождению имущества;
- должны присутствовать материально ответственные лица;
- должны присутствовать все члены комиссии.
Шаг 1:
Подготовительный этап инвентаризации включает: подготовку приказа об инвентаризации, создание комиссии, определение сроков проверки и виды имущества для проверки, получение от материально ответственных лиц расписок и пр. При внезапных проверках все ценности готовятся к инвентаризации в присутствии комиссии, при плановых проверках — заранее.
Перед проверкой комиссия опломбирует места хранения ценностей с отдельными входами, проверяет исправность всех измерительных приборов. Делаются записи в книгах аналитического учета и выводятся остатки на день инвентаризации. Учитываются последние приходные и расходные документы и отчеты о движении материальных ценностей. Во время проверки прием и отпуск ценностей не производится.
Шаг 2:
Второй этап включает измерение, подсчет имущества и обязательств, составление описей. Измерение и опись делаются в присутствии ответственных лиц. Инвентаризационные описи и акты — это первичные документы бухучета, они оформляются в двух экземплярах без помарок и подчисток. Ценности заносятся в описи отдельно по каждому наименованию с указанием всех данных (вид, количество, сорт, артикул и пр.)
Если опись занимает несколько страниц, нумеруем их и скрепляем в правильном порядке. Внизу каждой страницы прописью указываем количество порядковых номеров ценностей и их общее количество в штуках, килограммах, литрах и т.п. На последней странице делаем отметку о проверке всех данных, все ответственные лица и члены комиссии подписывают документ.
Шаг 3:
Третий этап - сравнение описей с данными бухучета, выявление расхождений и их причин, составление сличительных ведомостей. Передаем в бухгалтерию опись, где ее проверяют на правильность оформления. После этого составляются сличительные ведомости. Суммы недостач и излишков ценностей указываются по их оценке в бухучете. Потери списываются в пределах норм естественной убыли.
Шаг 4:
Заключительный этап - оформление результатов, приведение данных бухучета в соответствие с результатами инвентаризации, привлечение к ответственности виновных.
Для проведения инвентаризации можно закрывать склады и базы, а также предприятия розничной и оптово-розничной торговли на срок до трех дней.
Ведите бухучет в Контур.Бухгалтерии, начисляйте зарплату и отправляйте отчетность. Первые 14 дней бесплатны для всех новых пользователей.
Бизнесмены и работники крупных производств постоянно сталкиваются с необходимостью проведения инвентаризации. Это процедура не из приятных, но ее периодически нужно выполнять, чтобы знать все о текущем состоянии организации. Зачастую данный функционал приходится выполнять бухгалтерам вместе с работниками, несущих материальную ответственность за то или иное имущество в рамках предприятия.
Что понимают под данным процессом?
Инвентаризация – это проверка всего имущества предприятия на предмет его наличия, а также финансовых обязательств, которые у него имеются по состоянию на ту или иную дату. Данная процедура осуществляется с помощью данных по бухгалтерскому учету и информации о фактическом наличии тех или иных единиц товаров или услуг.
Менеджеры обязаны сопоставить имеющиеся у них данные, в результате данной процедуры они смогут получить общую картину, позволяющую сделать выводы относительно работы тех или иных сотрудников или механизмов предприятия. Также с помощью инвентаризации можно добиться полноценной сохранности ценностей организации и средств, используемых в работе.
Что считают?
Работники торговли достаточно остро переживают инвентаризацию, материально они обычно несут ответственность за товар или услуги, которые предлагают населению, поэтому в случае обнаружения недостачи у них могут быть серьезные неприятности. Предприниматели и государственные структуры достаточно скрупулезно подходят к финансовым вопросам и при приеме на работу сразу же вписывают в трудовой договор пункт «материальная ответственность».
Помимо товаров и услуг, пересчету могут подвергнуться различные нематериальные активы, деньги, вложения, а также прочие запасы. Если же говорить об обязательствах, сюда относятся займы, кредиторские задолженности и резервы. Как правило, все они оформлены соответствующими договорами с банками, а последние, как правило, достаточно строго относятся к просрочкам и различным сложностям с выплатами.
Зачем нужно осуществлять пересчет?
Проведение инвентаризации преследует целый ряд целей, главная из них – выявление фактического количества имущества у организации. Зачастую именно с ее помощью можно найти товары и услуги, которые имеются в наличии, но отсутствуют в бухгалтерских расчетах, аналогична и обратная ситуация. Все неучтенные объекты должны быть немедленно взяты в расчет для дальнейшего корректного ведения учета.
Кроме того, данная процедура может помочь понять фактическое количество ресурсов, которые приходится использовать для создания реализуемых товаров и услуг. Если их слишком много, руководство организации может задуматься о перепрофилировании собственной работы, а также о способах удешевления производства и получения большей выручки.
Чем помогает проведение инвентаризации?
С помощью пересчета руководители организаций могут также проверить правильность действий своих сотрудников, действительно ли они корректно ведут учет имеющихся мощностей и денежных обязательств. Кроме того, можно оценить существующие материальные ресурсы по рыночным ценам исходя из их фактического состояния, а затем реализовать их. Например, если в ходе инвентаризации было выявлено, что ряд помещений не используется по назначению, то руководство предприятия может попытаться загрузить их работой или же продать как ненужные активы.
Процедура также помогает проверить, в каком состоянии находятся основные мощности предприятия, корректно ли используются нематериальные активы. Как правило, после проведения инвентаризации на предприятии начинаются различные преобразования, иногда дело доходит даже до сокращения штатного расписания.
Какие существуют разновидности пересчета?
Инвентаризация имущества является процедурой, без которой не может обойтись ни одно предприятие. В зависимости от объемов пересчета ее можно разделить на частичную и полную. Первая наиболее актуальна для крупных предприятий, в составе которых работает несколько подразделений, занимающихся реализацией товаров и услуг. В небольших магазинах пересчет товара обычно проходит раз в неделю, в крупных сетях данная процедура осуществляется ночами с регулярностью раз в месяц.
Для проведения подобной проверки всегда должны быть основания. С данной точки зрения инвентаризация делится на плановую и внезапную. Первая обычно проходит достаточно спокойно, но есть определенный риск того, что проверяющие не увидят подлинного состояния дел в организации, поскольку материально ответственные лица могут исправить существующую отчетность и выдать ее за корректную. Внезапная проверка является более объективной, с ее помощью можно выявить недочеты и предотвратить их дальнейшее появление.
В каких случаях инвентаризация необходима?
Высшее руководство предприятия определяет порядок инвентаризации, а также сроки ее проведения. В случае внезапной проверки оно не оповещает заранее ответственных за имущество лиц. Проводить пересчет необходимо в момент формирования годовой отчетности бухгалтерским составом предприятия, при выявлении хищений имущества или его серьезной порчи.
Также данная процедура необходима, когда продукция предприятия и его собственность предоставляются в аренду, продаются. Смена сотрудников, материально ответственных за имущество, и смена формата организации (в том числе и ликвидация) являются поводом для проведения инвентаризации. Достаточно редко возникает ситуация, когда пересчет необходим в связи с чрезвычайными ситуациями и стихийными бедствиями, негативно повлиявшими на работу организации.
Как подготовиться к проверке бухгалтеру?
Если вы не так давно стали работать на предприятии в качестве бухгалтера и впереди замаячила инвентаризация, образцы актов и описей могут пригодиться для проведения данной процедуры. Их создание регламентировано Федеральным законом №402 «О бухгалтерском учете», который был издан в декабре 2011 году и с тех пор является одним из самых важнейших документов для специалистов, осуществляющих данную процедуру.
В своей работе бухгалтер также может ориентироваться на приказ Министерства финансов № 49, изданный в июне 1995 года, который заключает в себе целый ряд рекомендаций по проведению инвентаризации с учетом имеющихся у предприятия финансовых обязательств. При этом менеджер, осуществляющий проверку, должен постоянно находиться в курсе событий, а для этого необходимо изучать разъясняющие документы Минфина, которые выпускаются примерно раз в полтора-два месяца.
С чего начинают пересчет?
Инвентаризация основных мощностей любого предприятия осуществляется в несколько ступеней. Первый из них – подготовительный, который заключается в создании приказа о необходимости проведения данной процедуры, а также о формировании комиссии, которая будет заниматься пересчетом. В состав данного внутреннего органа обычно входит непосредственный руководитель материально ответственных лиц, бухгалтер, а также начальник предприятия.
Параллельно с этим определяются сроки проведения инвентаризации, а также те разновидности имущества, которые планируется пересчитать. В этот же самый период происходит формирование расписок и прочей документации, планируемой для использования при пересчете имеющихся мощностей, товаров и услуг.
В чем заключается непосредственная инвентаризация?
Пересчет, проведение замеров, взвешиваний – следующий этап проведения инвентаризации, средства в данном случае используются самые разнообразные: программное обеспечение, калькуляторы, специфическая документация (описи) и т. д. Особое внимание в данном случае уделяется проверке наличия товаров, которые должны быть в дальнейшем реализованы для получения компанией прибыли.
Когда все посчитано, наступает горячая пора для бухгалтеров, именно они должны произвести сверку проведенных подсчетов с собственными данными. Поскольку финансовые специалисты компаний обычно ведут работу в 1С, то и описи они просят составлять в электронном формате для экономии времени. Именно они обычно находят расхождения, после чего начинают поиски причин для несовпадений.
Что происходит с итоговыми результатами подсчетов?
Финалом проведения данной процедуры является акт инвентаризации, в котором указана максимально подробная информация о проведенных подсчетах. Бухгалтера достаточно объективно в данном случае отражают все выявленные недочеты, а также указывают всех лиц, которые должны понести соответствующую административную ответственность. Как правило, пересчет имущества всегда выявляет ряд недостач или излишков, в тех случаях, когда первые перекрываются вторыми, претензий ни у кого не возникает.
В итоге все участники комиссии обязаны подписать итоговый протокол, в котором будет отражена подробная информация об итогах пройденной проверки. Далее руководство предприятия или подразделения, в котором проводилась инвентаризация, формирует приказ об утверждении ее результатов. В этом документе указываются итоги проверки, выявленные факты недостатки или излишков, потребность в усилении контроля за сохранностью имущества, а также сроки устранения найденных нарушений.
Могут ли быть наказаны сотрудники?
По результатам инвентаризации руководство предприятия принимает решение об административном воздействии по отношению к материально ответственным за имущество сотрудникам. Как правило, если организации нанесен значительный ущерб, чаще всего процедура заканчивается увольнением сотрудника с последующим возмещением убытков. Если сумма недостачи слишком велика, может быть возбуждено уголовное дело о хищении, и все виновные могут отправиться за решетку.
Чаще всего организации предпочитают договариваться со своими подчиненными полюбовно, и не идут на открытый судебный конфликт. В том случае, если материально ответственный сотрудник не согласен с результатами проведенной инвентаризации, и не собирается возмещать убытки, причиненные им организации, он имеет право подать апелляцию на решение комиссии.
Как отражаются результаты в общем учете?
Поскольку инвентаризация – это процесс с бухгалтерской точки зрения достаточно трудоемкий, то в большинстве случаев руководство подразделения пытается сделать все, чтобы не отражать выявленные недостачи в документах. Недостачу могут провести как списанную стоимость имущества, пришедшего в негодность. Тогда данную сумму можно будет включить в расчеты по основному производству.
Если в результате проведения проверки было принято решение о том, что недостачу будет возмещать материально ответственное лицо, эта информация указывается в итоговых документах и составляется приказ, который подписывается руководителем подразделения. Все излишки принимаются к учету и в дальнейшем финансовое планирование осуществляется с их учетом.
В чем заключается польза проведения проверки?
По мнению руководителей, инвентаризация – это дополнительный способ управления коллективом и организацией, который может предоставить большое количество преимуществ. В первую очередь речь идет о сохранении всех материальных ценностей учреждения. Параллельно с этим можно также выявить те продукты, у которых уже истек срок годности или же истекает в кратчайшее время.
Еще одно преимущество проведения инвентаризации заключается в том, что руководство может увидеть активы, которые на текущий момент не приносят пользы и могут быть упразднены. Все слабые места сразу становятся видны руководителям после проведения проверки, это утверждение касается и неэффективных сотрудников, особенно это актуально для тех, кто не способен обеспечить качественный контроль за состоянием товара, его сохранностью и своевременной реализацией.
Существующее законодательство разрешает проводить любое количество инвентаризаций на протяжении календарного года. Торговые компании предпочитают проверять своих сотрудников достаточно часто, поскольку несвоевременная реакция на их плохую работу может принести организации огромные убытки. Важно, чтобы между предприятием и сотрудниками были подписаны договора, имеющие юридическую силу, в противном случае нельзя будет предъявить какие-либо финансовые претензии предъявить проштрафившимся специалистам.
Основная цель инвентаризации - выявление фактического наличия имущества предприятия и сопоставление с данными бухгалтерского учёта. Инвентаризация проводится путём пересчёта, измерения, взвешивания материальных ценностей:
- на складах
- в производстве,
- на торговых площадях,
- в кассе.
При этом инвентаризации подвергаются следующие объекты бухгалтерского учёта:
- материальные запасы,
- готовая продукция,
- товары в торговой сети,
- наличные денежные средства,
- и денежные документы.
Также проведение инвентаризации помогает обеспечить ряд целей:
- контроль выполнения правил по обеспечению сохранности товарно-материальных ценностей,
- выявление товарно-материальных ценностей с истёкшим или истекающим сроком годности,
- выявление неиспользуемых материальных ценностей с целью их реализации.
Инвентаризации могут быть сплошными (полными) или выборочными (частичными). Также инвентаризации делятся на плановые (проводимые по графику) и внезапные.
Требования к проведению инвентаризации:
- внезапность (для материально-ответственного лица),
- комиссионность (проведение комиссией),
- действительность (реальный пересчёт инвентаризуемого имущества),
- непрерывность,
- обязательное участие материально-ответственного лица.
Когда назначается инвентаризация
Количество инвентаризаций в году, время их проведения, объекты инвентаризации устанавливаются руководителем предприятия в приказе об учётной политике, либо отдельным приказом. Помимо этого, действующим законодательством предусмотрены случаи обязательного проведения инвентаризации (федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»):
- ежегодно в четвёртом квартале перед составлением годовой бухгалтерской отчётности,
- при продаже имущества, сдаче в аренду,
- при смене материально-ответственного лица,
- при выявлении фактов хищений, злоупотреблений или порчи имущества,
- после стихийного бедствия, пожара, аварии и т. п.
- при реорганизации или ликвидации предприятия.
Внезапную инвентаризацию целесообразно назначать при наличии данных:
- о фактах обмана потребителей,
- о фактах присвоения ценностей,
- о фактах изготовления неучтённой продукции,
- о фактах неучтённых продаж,
- о фактах уничтожения имущества и т. п.
Подготовка к проведению инвентаризации
На инвентаризационную комиссию возложена ответственность:
- за своевременность и соблюдение порядка инвентаризации в соответствии с приказом руководителя предприятия,
- за полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках товарно-материальных ценностей,
- за правильность указаний в описях отличительных признаков товарно-материальных ценностей (тип, сорт, марка, размер, артикул и т. п.),
- за правильность и своевременность оформления результатов инвентаризации.
Перед началом инвентаризации комиссия:
Инвентаризационная опись
Инвентаризационная опись составляется как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр остаётся у материально-ответственного лица, второй экземпляр поступает в бухгалтерию. Если инвентаризация проводилась по требованию правоохранительных органов, то третий экземпляр описи направляется в этот орган. Типовые утверждённые формы инвентаризационной описи различаются в зависимости от вида ценностей. Тем не менее, инвентаризационная опись должна содержать ряд необходимых реквизитов:
- В начале описи:
- Наименование организации.
- Место хранения.
- Состав инвентаризационной комиссии.
- Фамилия, имя и отчество материально-ответственного лица.
- Дата и время начала и окончания инвентаризации.
- материально-ответственного лица о готовности к проведению пересчёта.
- Тело таблицы:
1) Номер по порядку.
2) Номенклатурный номер.
3) Наименование.
5) Единица измерения.
6) Цена за единицу.
7) Состоит по учёту, количество.
8) Состоит по учёту, сумма. (графы до этой включительно могут заполняться заранее, бухгалтерией предприятия).
9) Фактически оказалось, количество. (графа заполняется непосредственно во время пересчёта).
10) Фактически оказалось, сумма.
11) Недостача, количество.
12) Недостача, сумма.
13) Излишек, количество.
14) Излишек, сумма. (эти графы могут быть подсчитаны и заполнены сразу после пересчёта имущества, в присутствии материально-ответственного лица)
В конце каждой страницы описи:
- Количество строк прописью (например, «Всего пятнадцать наименований»).
- Итоги по всем колонкам, в том числе, и по количественным (сложение штук с погонными метрами и килограммами физического смысла не имеет, однако запись такой суммы внизу столбца служит для затруднения подделки описи)
В конце описи:
- В конце таблицы предусматривается несколько свободных строк для внесения возможных излишков тех видов ценностей, которые вообще не числятся по учёту.
- Количество строк прописью по всей описи.
- Итоги по всем колонкам по всей описи.
- Подписи всех членов инвентаризационной комиссии.
- Подпись материально-ответственного лица.
- Расписка материально-ответственного лица (ещё одна!) о том, что всё имущество пересчитано в его присутствии и оно не имеет претензий к членам инвентаризационной комиссии по правильности пересчёта.
- Если инвентаризация проводится в связи со сменой материально-ответственного лица, подпись нового материально-ответственного лица о принятии имущества под свою ответственность.
Определение и оформление результатов инвентаризации
Заключительным этапом инвентаризации является определение её результатов.
Возможны следующие варианты:
- совпадение учётных и фактических остатков,
- недостача (превышение учётных остатков над фактическими),
- излишки (превышение фактического остатка над учётным),
- пересортица (имущество одного наименования, но разных сортов находится одновременно в излишке и недостаче).
Результат инвентаризации определяется отдельно по каждому виду имущества. Возможна (и весьма вероятна) ситуация недостачи по одной позиции инвентаризационной описи и излишков по другой. В этом случае итог подводится отдельно, недостача одного вида имущества не может погашаться излишками другого вида.
Выявленная в результате инвентаризации недостача возмещается материально ответственным лицом на основании договора о полной материальной ответственности. Излишки приходуются на склад, их стоимость учитывается как доход организации.
Особой ситуацией является пересортица (например недостача 5 ящиков яблок сорта Симиренко и излишек того же количества яблок сорта Боровинка). Зачёт пересортицы допускается (однако не является обязательным, оставаясь на усмотрении администрации предприятия) только в случаях, если недостача и излишки выявлены:
- в отношении товарно-материальных ценностей, визуально схожих до степени смешения,
- в отношении товарно-материальных ценностей одного наименования в один и тот же период,
- у одного материально-ответственного лица,
- в одинаковых количества.
В случае если пересортице подверглись виды имущества одного наименования, но имеющие разную цену, разница между их стоимостью расценивается как недостача или излишек с принятием соответствующих решений.
Недостача имущества (в основном, продовольствия; а также горюче-смазочных материалов, химической продукции и некоторых видов строительных материалов) может объясняться естественной убылью (усушка, утруска, раскрошка, утечка, улетучивание, распыл). Отметим, что естественная убыль - это уменьшение количества продукта по естественным физическим причинам при соблюдении условий хранения, но не в результате порчи.
На все виды продуктов приказами соответствующих министерств определены нормы естественной убыли при хранении, перевозке, разгрузке, реализации через торговую сеть. При этом нормы естественной убыли применяются лишь к продуктам, учитываемым по массе (а не поштучно). В пределах указанных норм естественная убыль продуктов может быть списана как расход предприятия.
Однако важно понимать, что естественную убыль нельзя принимать к учёту расчётным порядком. Установленные нормы естественной убыли являются не обязательными, а максимально разрешёнными. В бухгалтерском учёте отражается только реальная (установленная инвентаризацией) недостача продукта в пределах норм естественной убыли (такая недостача может быть меньше нормы или её может вообще не быть). В практике имеют место случаи, когда материально-ответственные лица скрывают экономию естественной убыли и за счёт этого совершают хищения.
Для оформления зачёта пересортицы, списания естественной убыли и окончательного подведения итогов инвентаризации используется сличительная ведомость. Этот документ оформляется бухгалтерией на основании инвентаризационной описи и служит для проведения по учёту результатов инвентаризации.
В условиях организации розничной торговли, когда нет возможности вывести книжные остатки по каждому виду товара, недостача или излишек определяется в суммовом выражении. В этом случае вместо инвентаризационной описи и сличительной ведомости составляется акт результатов инвентаризации.
Следует отметить, что недостача сама по себе, сколь крупной она бы ни была, не является уголовно или административно наказуемым деянием (может быть предусмотрена только дисциплинарная или материальная ответственность). Тем не менее, материалы инвентаризации могут иметь доказательственное значение в случаях хищений или иных злоупотреблений.
Что же касается репутации материально-ответственного лица, принято считать, что «излишки хуже недостачи», поскольку недостача сама по себе может говорить лишь о невнимательности, регулярные же обнаружение излишков свидетельствует о намеренном их создании, возможно с целью хищения.
Будьте в курсе всех важных событий United Traders - подписывайтесь на наш
Инвентаризация - это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта.
Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.
В состав имущества входят основные средства, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы.
К финансовым обязательствам относятся , кредиты банков, займы и резервы. Они должны быть оформлены договорами займа, кредитными договорами и договорами, заключенными по товарному и коммерческому кредиту.
Нормативная база процесса инвентаризации
Нормативным документом, регламентирующим порядок и правила проведения инвентаризации в российских организациях, является приказ министра финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49, утвердивший «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
Цель инвентаризации
Основными целями инвентаризации являются:
выявление фактического наличия имущества (как собственного, так и не принадлежащего организации, но числящегося в бухгалтерском учете) в целях обеспечения его сохранности, а также выявление неучтенных объектов;
определение фактического количества материально-производственных ресурсов, использованных в процессе производства;
сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач);
проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств, а также возможность оценки товарно-материальных ресурсов с учетом их рыночной стоимости и фактического физического состояния;
проверка соблюдения правил содержания и эксплуатации основных средств, использования нематериальных активов, а также правил и условий хранения товарно-материальных ценностей, ценных бумаг, денежных средств.
Виды инвентаризации
Инвентаризация по охвату имущества делится на:
-
частичную.
По основаниям проведения на:
плановую;
внеплановую (внезапную).
Порядок и сроки проведения инвентаризации
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Проведение инвентаризации обязательно:
при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации организации;
в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Процедура проведения инвентаризации
Процедура проведения инвентаризации состоит из нескольких этапов.
Первый этап – подготовительный. Он включает в себя следующие мероприятия:
подготовку приказа о проведении инвентаризации;
формирование инвентаризационной комиссии;
определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;
получение расписок от материально ответственных лиц и т.д.
Второй этап – взвешивание, обмеривание, подсчет, выявление и проверка фактического наличия имущества и обязательств, а также составление инвентаризационных описей. Третий этап – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.
Заключительный этап – оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности.
Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме .
Инвентаризация: подробности для бухгалтера
- Аудиторские процедуры оценки системы внутреннего контроля при инвентаризации материалов, переданных на переработку по договору переработки давальческого сырья
... № 49). Определенного порядка проведения инвентаризации имущества, переданного переработчику, не установлено... , что достигается посредством проведения инвентаризации. Следующим этапом аудиторских процедур... систему внутреннего контроля перед инвентаризацией Сверить данные бухгалтерского учета... и результатов инвентаризации (во время инвентаризации) Оценить систему внутреннего... бухгалтерского учета и результаты инвентаризации (после проведения инвентаризации) Оценить систему внутреннего...
- Как провести инвентаризацию и оформить ее результаты?
34н и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными... документа). Вместе с тем непроведение инвентаризации, нарушения, допущенные при оформлении... документа). Вместе с тем непроведение инвентаризации, нарушения, допущенные при оформлении... недостачи, выявленных при инвентаризации. Арбитры признали результаты проведенной инвентаризации недостоверными, не... проверка наличия ТМЦ. Формальное проведение инвентаризации обычно чревато налоговыми последствиями, ...
- Инвентаризация: готовимся к составлению годовых отчетных форм
Учетной политике порядок проведения инвентаризации, руководствуясь ведомственным нормативным актом... и председатель инвентаризационной группы. Инвентаризация проводится в установленные приказом (... членов комиссии учреждения, осуществляющих инвентаризацию. Инвентаризационная опись (сличительная ведомость... инвентаризационной комиссии. По результатам инвентаризации проводится заседание инвентаризационной комиссии, ... нормативным актом). Отражение результатов инвентаризации. Расхождения между фактическими...
- Инвентаризация: пошаговая инструкция
Реорганизации организации. Порядок проведения инвентаризации Инвентаризация проводится в несколько этапов. ... ответственным лицом перед началом инвентаризации, предоставляется инвентаризационной комиссии в... Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией", утвержденная Постановлением Госкомстата... Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации Инвентаризационная комиссия представляет руководителю... в учете результатов инвентаризации Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим...
- Обязательная ежегодная инвентаризация в учреждении
Инвентаризации: Инвентаризация денежных документов. Инвентаризация денежных средств. Инвентаризация расчетов. Инвентаризация расчетов по поступлениям. Инвентаризация... остатков на счетах учета денежных средств. Инвентаризация... ТСД в документы инвентаризации. Сам документ инвентаризации не несет за... 0504835 « Акт о результатах инвентаризации ». Инвентаризацию драгметаллов, содержащихся в эксплуатируемых изделиях...
- Независимая инвентаризация промышленных предприятий. Что это за зверь?
О проведении независимой инвентаризации. Организации стали проводить инвентаризацию с помощью... специалистов. Независимая инвентаризация промышленных предприятий отличается от инвентаризации торговых сетей. ... задолженности. Инициатором проведения независимой инвентаризации являются сами собственники и руководство... приходится сталкиваться инициаторам проведения независимой инвентаризации? Прежде всего, с... подавляющем большинстве при проведении инвентаризации работники бухгалтерии являются союзниками...
- Инвентаризация-2018
Учреждения устанавливался внутренний порядок проведения инвентаризации. Напомним, в Методических указаниях № 49 ... раскрываются общие правила проведения инвентаризации, особенности инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств... (финансовой) отчетности. Следовательно, перед началом инвентаризации потребуется: разработать рекомендации инвентаризационным комиссиям... . Следовательно, увеличатся сроки проведения инвентаризации. Кроме того, инвентаризация новых объектов учета, установление...
- Отражение результатов инвентаризации в учете
В котором была закончена инвентаризация, а годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском... устанавливается в положении о проведении инвентаризации. Оприходование излишков материальных ценностей... имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, отражается как внереализационные доходы... Кредиторская задолженность. Выявленные в ходе инвентаризации суммы задолженности, не востребованные кредиторами... в котором была закончена инвентаризация, а годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском...
- Порядок отражения пересортицы в бухгалтерском учете, выявленной в результате инвентаризации
Учете, выявленной в результате инвентаризации? Каков порядок отражения пересортицы... активы и обязательства подлежат инвентаризации. При инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих... Поскольку пересортица выявляется в результате инвентаризации, о допущенной пересортице материально... Методических указаний по инвентаризации определено, что выявленные при инвентаризации расхождения фактического... ценностей, выявленных по результатам инвентаризации. Для целей налогообложения прибыли...
- О зачете излишков и недостач по результатам инвентаризации
Результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации № 49. Кроме того, соответствующие... результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации № 49. Кроме того, соответствующие... предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия запасов... материальных ценностей, выявленных по результатам инвентаризации, при условии соблюдения ограничений, ... о надлежащем документальном оформлении результатов инвентаризации, включая проведение зачета. В...
- Вправе ли работодатель задержать выдачу трудовой книжки и осуществление расчета при увольнении сотрудника до окончания инвентаризации?
Расчета при увольнении до окончания инвентаризации. Инвентаризацию целесообразно завершить до даты... При разработке порядка проведения инвентаризации учреждение использует положения Методических указаний... по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, ... Как показывает судебная практика, инвентаризация, проведенная в отсутствие материально ответственного... может откладываться до окончания инвентаризации. Наоборот, инвентаризацию нужно успеть завершить до...
- Излишки при инвентаризации у «упрощенца»
На УСН излишков, обнаруженных при инвентаризации. Кроме того, коснемся вопроса... УСН излишков, обнаруженных при инвентаризации. Кроме того, коснемся вопроса... и реализации излишков. По результатам инвентаризации товаров, материалов, готовой продукции... Его определяют на дату проведения инвентаризации (составления акта инвентаризационной комиссии) ... ; 25.11.2016 провела инвентаризацию имущества, в ходе которой... Важно! При оформлении результатов инвентаризации компания вправе применять как унифицированные...
- Пересортица товаров: учет и налогообложение
Причинам зачету предшествует инвентаризация. Методическими указаниями по инвентаризации установлено, что, ... обращения. Документальное оформление. Результаты инвентаризации, а также факт зачета... унифицированные формы. Итак, результат инвентаризации оформляется инвентаризационной ведомостью. Если в... производственных запасов, выявленных в результате инвентаризации, относятся к внереализационным доходам... учета. * * * Выявленная в результате инвентаризации пересортица товаров должна найти грамотное...
- Как отразить в учете брак при отсутствии вины сотрудников
Материалов (сырья) организации необходимо провести инвентаризацию. По результатам ее проведения стоимость... условиями, в обязательном порядке проводится инвентаризация (смотрите также письмо Минфина... 49 (далее - Указания по инвентаризации). Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно... 2.3 Указаний по инвентаризации). Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете в... быть указано, какое имущество подлежит инвентаризации (например, материально-производственные запасы, ...
- Первоочередные задачи к 1 января 2019 г.
Сегодняшний день требование о проведении инвентаризации имущества содержится в следующих... Не останавливаясь на этапах проведения инвентаризации, отметим распространенные ошибки, которые... счет виновного лица. Например, проведение инвентаризации после увольнения материально ответственного работника... явиться основанием для признания итогов инвентаризации недействительными, поскольку фактическая работа... не в том периоде) итоги инвентаризации. Провести инвентаризацию созданных резервов Компаниям, которые...
