Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Работодатель вправе установить в локальном нормативном акте организации порядок предоставления работниками сведений об изменении их персональных данных (паспортных данных, семейного положения, сведений о детях и адресе места жительства). Однако привлечь работников за несвоевременное сообщение работодателю об изменении их персональных данных (за предоставление документов, содержащих недостоверные сведения (персональные данные)) к дисциплинарной или к материальной ответственности работодатель не вправе.
Обоснование вывода:
Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ) персональные данные - это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных), а обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
В соответствии со ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре указываются фамилия, имя, отчество работника и сведения о документах, удостоверяющих его личность. Обязанность указывать в нем сведения об адресах сторон договора, их семейном положении и наличии детей в законе отсутствует. Однако по усмотрению сторон трудовых отношений данные сведения могут быть внесены в . Сведения о паспортных данных, семейном положении и наличии детей, адресе работника (по паспорту и фактическом) указываются в личной карточке работника. Форма личной карточки работника утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (п.п. 9-12)*(1).
Действующее трудовое законодательство не предусматривает обязанности работника предоставлять работодателю сведения об изменении указанных данных. В то же время такая обязанность установлена, например, пенсионным законодательством: работники (застрахованные лица) обязаны предоставлять сведения работодателю и заполнять необходимые документы в случае изменения сведений, содержащихся в его индивидуальном лицевом счете (ст. 14 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования"). Работник (застрахованное лицо) обязан предъявить работодателю (страхователю) документы, подтверждающие сведения о новом адресе, и заполнить соответствующие формы (абзацы второй и четвертый п. 2 ст. 9, п. 2 ст. 6 указанного Закона).
В свою очередь, работодателю как налоговому агенту в случае представления документов, предусмотренных НК РФ и содержащих недостоверные сведения, грозит штраф в размере 500 рублей за каждый представленный документ, содержащий недостоверные сведения (ст. 126.1 НК РФ (вступила в силу с 01.01.2016)). Это касается, в частности, обязанности работодателя отчитываться перед налоговыми органами о доходах физических лиц и удержанном налоге по форме 2-НДФЛ и о расчете сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом по форме 6-НДФЛ (п. 2 ст. 230 НК РФ). Указанные формы содержат персональные данные работников.
Поэтому в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов (например, в области пенсионного, налогового законодательства, а также законодательства о воинском учете, законодательства о социальном обеспечении и т.п.) работодатель может установить в локальном нормативном акте порядок обработки персональных данных работников, включающий в себя также способы сообщения работником об изменении тех сведений, которые необходимы работодателю для соблюдения законодательства, например, путем ежегодного заполнения анкет, переданных работодателем работнику, а также при обращении за выдачей документов, связанных с работой, в которых указываются соответствующие персональные данные.
Порядок должен быть разработан с учетом общих требований при обработке персональных данных работника и гарантий их защиты, установленных ст. 86 ТК РФ; работник должен быть ознакомлен с ним под роспись (п. 8 части первой ст. 86 ТК РФ).
Работодателю следует иметь в виду, что невыполнение работником обязанности о своевременном сообщении информации об изменении своих персональных данных не может повлечь для работника негативные последствия (его нельзя привлечь ни к дисциплинарной, ни к материальной ответственности), поскольку такая обязанность не вытекает из требований трудового законодательства. Законодатель установил для работника только право требования об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных (часть первая ст. 89 ТК РФ), а обязанность по предоставлению актуальных данных на работника законом не возложена.
Нельзя привлечь работника к дисциплинарной или материальной ответственности и в случае предоставления им документов, содержащих недостоверные сведения (персональные данные). Норма п. 11 части первой ст. 81 ТК РФ (о праве работодателя расторгнуть трудовой договор в связи с представлением работником подложных документов) в подобных случаях применима быть не может, поскольку трудовой договор уже заключен, а новые документы (пусть даже с недостоверными сведениями) никак не могут повлиять на решение работодателя о заключении трудового договора*(2).
Поэтому мы полагаем, что установление порядка обработки персональных данных работников в локальном нормативном акте само по себе не решит проблему своевременного изменения работодателем сведений о персональных данных, содержащихся в документах, используемых в деятельности организации, поскольку для работников установление соответствующей обязанности, по сути, будет являться установлением способа реализации ими своего права требования к работодателю об изменении неактуальных данных. Но такой документ, по нашему мнению, может помочь работодателю избежать претензии к нему со стороны работников или контролирующих органов при возникновении тех или иных негативных последствий использования неактуальных сведений при заполнении документов в целях представления их в различные государственные органы.
В то же время необходимо отметить, что несоответствие реальных персональных данных о работнике и данных в кадровых документах может повлечь проблемы для самого работника (например при подтверждении страхового стажа для начисления трудовой пенсии). Своевременное внесение указанных изменений - в интересах самого работника.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Земцов Евгений
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
*(1) С 1 января 2013 года на основании ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" унифицированные формы не являются обязательными для использования в коммерческих организациях (письма Роструда от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1, от 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1, от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1, письмо Минтруда России от 14.05.2013 N 14-1/3030785-2617). Эти организации вправе как пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно, так и продолжать использовать унифицированные формы.
*(2) Как указывают судебные органы, по п. 11 части первой ст. 81 ТК РФ законно, если подложные документы повлияли на решение работодателя о заключении трудового договора (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Суда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 18.02.2014 N 33-629, апелляционное определение СК по гражданским делам Верховного Суда Республики Башкортостан от 26.12.2013 N 33-2711/2013, апелляционное определение СК по гражданским делам Кемеровского областного суда от
12.03.2013 N 33-2026, решение Борского городского суда Нижегородской области от 26.04.2013 N 2-527/2013).
В жизни работников происходят различные события — заключение или расторжение брака, рождение детей, смена места жительства и пр. Результатом, как правило, является смена фамилии, места регистрации, изменение данных документа, удостоверяющего личность. В таких случаях перед кадровиком встает вопрос: в какие документы вносить изменения и как? Об этом расскажем ниже.
Персональные данные
Итак, изменились персональные данные работника. Статья 85 ТК РФ относит к ним информацию, необходимую работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающуюся конкретного работника. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» разъяснил, что относится к таким данным. Исходя из п. 1 ст. 3 к ним можно отнести:
— фамилию, имя, отчество;
— пол, возраст;
— место жительства;
— семейное положение, наличие детей, родственные связи;
— образование, квалификацию, профессиональную подготовку и сведения о повышении квалификации;
— состояние здоровья;
— привычки и увлечения, в том числе вредные (алкоголь, наркотики и др.);
— деловые, иные личные качества, которые могут способствовать идентификации человека.
Напомним, что в силу гл. 14 ТК РФ работодатель обязан обеспечить защиту персональных данных.
Во-первых…
У работника изменились какие-либо учетные данные? Ему необходимо уведомить кадровое подразделение об этом. Как? Написать заявление в произвольной форме. Можно заранее заготовить бланки, в специально отведенные графы которых работники будут вписывать изменившиеся данные.
Во-вторых…
На основании такого заявления составляется (в произвольной форме) приказ о внесении изменений в учетные документы и обязательно регистрируется в журнале. С этим документом нужно ознакомить работника, чьи документы требуют изменений, а также бухгалтерию.
В-третьих…
На основании приказа следует внести изменения:
1. В личную карточку (форма Т-2). Правил исправления сведений в данном документе нет, поэтому поступим так: одной чертой зачеркнем прежнюю фамилию и сверху впишем новую. Исправление нужно заверить подписью кадрового работника и поставить дату. Возникает вопрос: где указывать наименование документа, на основании которого изменяется фамилия? Полагаем, что не будет ошибкой указать его реквизиты в разделе Х личной карточки.
Возможно, придется изменять и другие пункты раздела I личной карточки:
— п. 6 «Образование» — если было заполнено, то через запятую добавляем новую запись, а ниже вписываем наименование учебного заведения и реквизиты документа, подтверждающего получение соответствующего уровня образования (например, диплома, аттестата);
— п. 10 «Состав семьи» можем дополнить новыми сведениями или вычеркнуть некоторые записи;
— сведения в п. 11 «Паспорт» также иногда изменяются, однако в форме личной карточки мало места для внесения новых данных, поэтому можно оформить вкладной лист формата А4, на котором и записать все необходимые данные;
— п. 12 «Адрес места жительства» — зачеркиваем старый адрес и вписываем новый.
2. В трудовую книжку (форма бланка утверждена Постановлением N 225). Поскольку трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, порядок внесения изменений в нее строго регламентирован, в частности, Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. В соответствии с п. 2.3 Инструкции изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. При этом ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
Обратите внимание! В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, то исправление производит ее правопреемник, а в случае ликвидации организации — работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (п. 27, 28 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Измениться могут не только Ф. И.О., но и, например, сведения об образовании, профессии или квалификации. Если происходит их изменение, запись на первой странице (титульном листе) трудовой книжки о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей. По аналогии с изменением ФИО иногда кадровики делают ссылку на дипломы и иные документы, удостоверяющие получение новой специальности, профессии и образования, на внутренней стороне обложки, хотя нормативными актами это не предусмотрено и не является обязательным требованием.
3. В документы по воинскому учету. На основании Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организации, утвержденных Генштабом Вооруженных Сил РФ, работодатель или лицо, ответственное за ведение воинского учета в компании, обязаны сообщать в военкомат не только сведения о приеме или увольнении военнообязанных граждан. В их обязанность также входит сообщать об изменении:
— семейного положения;
— образования;
— структурного подразделения и должности;
— места жительства (места пребывания).
Итак, необходимо заполнить и вручить работнику листок сообщения об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, по форме согласно приложению 1 приложения 13 к Методическим рекомендациям под личную расписку в журнале учета листков сообщений и корешков к ним.
Если работник не сообщил в военный комиссариат изменившиеся сведения (не представил работодателю корешок листка сообщений с отметкой военного комиссариата), то лицо, ответственное за ведение воинского учета в организации, должно направить в двухнедельный срок в военный комиссариат по месту жительства (месту пребывания) граждан сведения по форме согласно приложению 2 приложения 13 к Методическим рекомендациям. Приведем образец бланка на стр. 43.
Сведения
Об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете
4. В свидетельство государственного пенсионного страхования. На основании п. 26 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития РФ от 14.12.2009 N 987н, работник вправе обратиться к работодателю с заявлением об обмене страхового свидетельства или о выдаче его дубликата в случае изменения фамилии, имени, отчества, даты рождения, места рождения или пола застрахованного лица, установления неточности или ошибочности в сведениях, содержащихся в страховом свидетельстве.
Поэтому сотрудник кадровой службы в двухнедельный срок со дня получения от работника такого заявления должен подать в территориальный орган ПФР заявление об обмене страхового свидетельства вместе с описью документов. Формы заявления (АДВ-2) и описи (АДВ-6) утверждены Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п.
Пенсионный фонд в месячный срок после получения заявления об обмене страхового свидетельства принимает решение об обмене страхового свидетельства или об отказе в обмене.
Работодатель в течение недели после получения страхового свидетельства с измененными данными выдает его работнику, который должен проверить правильность содержащихся в страховом свидетельстве сведений и расписаться в сопроводительной ведомости в получении свидетельства.
Если возможности выдать страховое свидетельство нет (работник в длительной (свыше одного месяца) командировке, болеет и пр.), правильность сведений в этом документе проверяет сотрудник кадровой службы и расписывается за работника в сопроводительной ведомости. Напомним, что ее необходимо вернуть в территориальный орган ПФР в течение месяца после получения свидетельства.
5. В полис обязательного медицинского страхования. Пунктом 2 ст. 16 Федерального закона от 29.11.2010 N 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации» и Правилами обязательного медицинского страхования установлено, что работник обязан уведомить страховую медицинскую организацию об изменении своих фамилии, имени, отчества, места жительства в течение одного месяца со дня, когда эти изменения произошли. Если у работника изменился адрес места жительства, он также в течение одного месяца должен выбрать новую страховую медицинскую организацию, если по новому месту жительства отсутствует медицинская организация, в которой ранее был застрахован гражданин.
Поэтому если компания не является представителем работника в фонде ОМС, тот должен сам явиться в страховую медицинскую организацию и оформить новый полис, представив документ, подтверждающий необходимость внесения изменений.
Работник, у которого изменились персональные данные, — руководитель
В таком случае кадровому сотруднику придется провести дополнительную работу. Так, если руководитель является одновременно учредителем юридического лица, кадровик совместно с юристом компании должны внести изменения в учредительные документы и устав.
Поскольку в единых государственных реестрах содержится информация о руководителе юридического лица, лице, имеющем право без доверенности действовать от имени компании, об индивидуальном предпринимателе, при изменении персональных данных таких лиц необходимо уведомлять налоговый орган.
Ранее на основании п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» юридическое лицо при изменении сведений о фамилии, имени, отчестве, месте жительства и паспортных данных руководителя юридического лица было обязано в течение трех рабочих дней с момента изменения указанных сведений сообщить об этом в регистрирующий (налоговый) орган. Теперь, в связи с принятием Федерального закона от 27.07.2010 N 227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», с 1 июля 2011 года делать это не нужно. Данная обязанность возложена на органы, осуществляющие выдачу и замену документов, удостоверяющих личность гражданина РФ на территории России, либо регистрацию физических лиц по месту жительства: они должны передать изменившиеся сведения в электронной форме не позднее пяти рабочих дней со дня выдачи соответствующего документа либо регистрации указанных лиц по месту жительства.
В организациях персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Как правильно оформить кадровую документацию при изменении личных данных? Это вопрос часто встает перед работниками кадровых подразделений.
Мнение эксперта
Екатерина РОЩУПКИНА, эксперт Национального союза кадровиков
У кадровиков часто возникает вопрос: нужно ли при изменении персональных данных работника (допустим, фамилии) оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору? На сегодняшний день однозначного ответа законодательство дать не может. Однако, следуя логике действующих в данный момент законов и норм, можно придти к выводу, что в таком дополнительном соглашении нет необходимости. Да, фамилия, имя, отчество работника (как и его адрес и паспортные данные) – обязательные сведения, которые должны быть указаны в трудовом договоре, согласно нормам ст. 57 ТК РФ. Однако это не условия (обязательные или дополнительные), перечисляющиеся в трудовом договоре, на которые работник и работодатель соглашаются, а сведения. Эти сведения приводятся в трудовом договоре на основании соответствующих документов. Ведь условием трудового договора не может быть закреплено, что по пятницам фамилия у работника будет Иванов, а по понедельникам – Сидоров. Фамилия указывается в соответствии с документами работника Иванова, и, как бы сильно он не хотел быть Сидоровым, до тех пор, пока фамилия не изменится в его документах, сведения в договоре останутся прежними. В соответствии с ч. 3 ст. 57 ТК РФ, если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) обязательные или дополнительные условия, это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в его текст, а недостающие условия определяются приложением либо отдельным соглашением сторон, которые заключаются в письменной форме и являются неотъемлемой частью трудового договора. Аналогичное положение установлено статьей 72 ТК РФ, согласно которой дополнительное соглашение в письменной форме составляется при изменении условий трудового договора. О сведениях в этой статье не упоминается. Таким образом, изменившиеся личные данные просто вносятся в экземпляры трудовых договоров (старые сведения зачеркиваются, новые – дописываются, как в личной карточке работника формы № Т-2). Основанием все так же является приказ о внесении изменений в учетные документы.
Данная позиция подтверждается решением Суда Еврейской автономной области, в котором истица в качестве одного из аргументов для восстановления на работе привела такой факт: при изменении фамилии с ней не заключили дополнительное соглашение к трудовому договору. Однако суд не принял это обстоятельство во внимание, поскольку работодателем был издан приказ о внесении изменений и все данные в учетных документах были своевременно исправлены. В публикуемом кассационном определении фрагменты, непосредственно касающиеся обсуждаемой ситуации, выделены курсивом.
Персональные (личные) данные – любые сведения, относящиеся к определенному или определяемому посредством такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных). Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», к ним относятся фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, информация о семейном, социальном и имущественном положении, образовании, профессии, доходах и т.д.
В жизни работников организации могут происходить различные события – заключение брака, рождение детей, смена места жительства или регистрации, получение образования или повышение квалификации и др. Происходящее в результате изменение личных сведений может существенно повлиять на карьерный рост, социальные и пенсионные отчисления, поэтому обо всех подобных случаях сотрудники должны сообщать в кадровую службу своевременно. Чаще всего меняются:
- фамилия (при изменении актов гражданского состояния – заключении или расторжении брака);
- место жительства (при переезде или смене регистрации);
- сведения об образовании (при поступлении и окончании учебных заведений);
- паспортные данные (по достижении 20 и 45 лет либо при смене паспорта).
При изменении анкетно-биографических данных работники кадровых служб чаще всего допускают следующие ошибки:
- Изменения в учетные данные работника вносятся на основании ненадлежащих документов.
- Не соблюдаются технические требования к внесению изменений.
- Не указываются основания для внесения изменений (отсутствует ссылка на соответствующий документ).
Прежде всего в кадровую службу организации должен обратиться сам работник, а уже затем специалист отразит изменения в его учетных документах. Общий порядок внесения каких-либо новых сведений о работнике представляет собой последовательность действий, которые мы и рассмотрим.
Шаг 1
На этом этапе работник организации должен представить работодателю письменное заявление с просьбой о внесении изменений в учетные документы и копии подтверждающих документов. Кроме того, ему необходимо заменить свидетельство о присвоении ИНН и медицинский полис. Бланк заявления о внесении изменений в кадровые учетные документы представлен в приложении 1.
Шаг 2
Все остальные действия выполняет уже работник кадровой службы. Прежде всего следует издать приказ (в произвольной форме) на основании представленных сотрудником документов и его письменного заявления о необходимости внести изменения в его учетные документы. Этот приказ необходимо зарегистрировать в журнале регистрации приказов по личному составу, а затем ознакомить с ним под роспись самого сотрудника, а также ответственных работников кадровой службы и бухгалтерии. Пример приказа об изменении личных данных в кадровых учетных документах представлен в приложении 2.
Шаг 3
Необходимые изменения следует внести в личную карточку работника (форма № Т-2), а также указать реквизиты документов-оснований. Прежние сведения надо зачеркнуть одной чертой и сверху вписать новые. Здесь же работник кадровой службы должен поставить свою подпись и дату внесения изменений. Документы-основания, согласно которым эти изменения были сделаны, можно указать в разделе Х «Дополнительные сведения» личной карточки.
Шаг 4
Теперь можно приступать к изменению данных в трудовой книжке. Согласно п. 26 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», а также п. 2.3 и 2.4 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 № 69, изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности сотрудника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Для этого одной чертой (по линейке шариковой ручкой или чернилами) зачеркивается прежняя запись (ее неверная или утратившая актуальность часть), после чего (как правило, выше, на свободном месте) записываются новые сведения. Ссылки на наименование соответствующего документа, его номер и дату делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя (работника службы (отдела) кадров с соответствующими полномочиями) и печатью организации. Внесение изменений (исправлений) в записи о полученном работником новом образовании (профессии, специальности) производится путем дополнения ранее совершенных записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее совершенных записей. Такие изменения (исправления) также делаются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Нельзя забывать и о книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, где также имеются личные данные работника. Пример записи об изменении фамилии в трудовой книжке представлен в приложении 3.
Шаг 5
В соответствии с Инструкцией по обеспечению функционирования системы воинского учета граждан Российской Федерации, утв. Приказом министра обороны РФ от 19.11.2007 № 500, а также Методическими рекомендациями по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ, для военнообязанного работника кадровик должен внести изменения и в документы по воинскому учету.
При изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете, работники, осуществляющие воинский учет в организациях, заполняют и вручают такому сотруднику под личную расписку в журнале учета листков сообщений и корешков к ним листок сообщения об изменениях сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, по форме, установленной в Приложении № 1 к Порядку сообщения организациями об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете, в военные комиссариаты, представленному в Приложении № 13 методических рекомендаций (далее – Порядок). Сведения об изменении семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья (получении инвалидности) граждан, состоящих на воинском учете, направляются организациями в двухнедельный срок в военный комиссариат по месту жительства (месту пребывания) граждан. Бланк сообщения об изменении сведений о гражданах, состоящих на воинском учете, представлен в Приложении № 4 к Порядку.
Шаг 6
В соответствии с п. 26, 27 Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н, при изменении работником фамилии, имени или отчества сотрудник кадровой службы должен подать в территориальный орган ПФР заявление об обмене страхового свидетельства. Образец соответствующего заявления представлен в формах № АДВ-2 и № АДВ-6, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п. Согласно п. 14 Инструкции, новое свидетельство выдается работодателем работнику в течение недели после его получения. Для подтверждения получения нового свидетельства сотрудник должен расписаться в сопроводительной ведомости.
Шаг 7
Если личные данные изменяются у руководителя/директора организации, то сотруднику кадровой службы понадобится предпринять дополнительные действия. Если руководитель организации является ее учредителем, то кадровик должен совместно с юристом внести изменения в учредительные документы и устав организации.
Шаг 8
Затем необходимо уведомить об изменении личных данных (фамилии/имени) налоговую инспекцию по месту регистрации организации. Для этого организация обязана подать соответствующие сведения в ЕГРЮЛ в течение 3 рабочих дней с момента, когда директор получит новый паспорт (п. 5 ст. 5 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).
Шаг 9
При необходимости следует сообщить об изменениях в территориальные отделения по месту регистрации ПФР, ФОМС, ФСС.
Шаг 10
Так как право первой подписи на документах организации имеет ее руководитель, необходимо обязательно заменить банковскую карточку с образцами подписей и оттиска печати. Это следует из пункта 7.14 инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии (закрытии) банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».
Таблица
Перечень оснований для внесения изменений в кадровые документы
| Предоставляемые работником документы-основания | Кадровые документы, которые необходимо оформить |
| При изменении фамилии | |
| Личное заявление; копия свидетельство о регистрации брака (или свидетельство о расторжении брака); | Приказ о внесении изменений в учетные документы; изменения на титульном листе трудовой книжки, а также в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; изменение данных в личной карточке работника (форма № Т-2); внесение изменений в лицевой счет (форма № Т-54); новое страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования |
| При изменении места жительства | |
| Личное заявление; копия паспорта с новой регистрацией по месту жительства | Приказ о внесении изменений в документы, содержащие личные данные работника; изменения в личной карточке работника (форма № Т-2) |
| При изменении образования | |
| Личное заявление; копия документа об образовании | Дополнения на титульном листе трудовой книжки; дополнительные сведения в личной карточке работника (форма № Т-2) |
| При изменении паспортных данных | |
| Личное заявление; копия паспорта с новыми данными | Приказ о внесении изменений в учетные документы работника; изменение или дополнение сведений в личной карточке работника (форма № Т-2) |
Приложение 1
Бланк заявления о внесении изменений в учетные документы
Приложение 2
Проект приказа об изменении личных данных в кадровых документах
Приложение 3
Пример записи об изменении фамилии в трудовой книжке
За время трудовой деятельности в жизни каждого человека происходят различные события, в связи с которыми меняются его анкетно-биографические данные. Классическая ситуация: сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию. Или развелась и вернула девичью фамилию. Бывает, что анкетные данные меняют и мужчины. Причиной может послужить также вступление в брак, неблагозвучная фамилия или желание сменить имя. При изменении фамилии приходится менять или переоформлять многие документы, содержащие персональные данные работника и используемые кадровыми работниками и бухгалтерами для ведения учета.
Согласно ст. 3 Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных» персональными данными является любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в т. ч. его фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.
При изменении отдельных персональных данных подлежат замене личные документы гражданина:
- паспорт гражданина РФ;
- свидетельство ИНН;
- страховое пенсионное свидетельство;
- страховой медицинский полис;
- заграничный паспорт;
- водительское удостоверение и пр.
Статья 85 ТК РФ под персональными данными работника понимает информацию, необходимую работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающуюся конкретного работника.
Персональные данные работников содержатся в кадровых и бухгалтерских документах, и в случае изменения персональных данных требуется вносить изменения в личные документы работника, в учетные документы, в регистрационные формы, в т. ч.:
- в трудовую книжку;
- в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- в личную карточку работника;
- в лицевой счет;
- в трудовой договор;
- в карточку учета сумм начисленных ЕСН и взносов на пенсионное страхование.
Указанные изменения, как правило, производятся на основании личного заявления работника с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные. Подача заявления – не обязательный, но целесообразный шаг. К такому заявлению работник прикладывает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорта, свидетельства о регистрации брака, о расторжении брака, об изменении фамилии или имени, отчества, решения суда и др.), которые заверяются в установленном порядке и подшиваются в личное дело работника, если оно ведется. Подлинники этих документов работник предъявляет работодателю.
Пример оформления заявления работника с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные
Руководитель организации в резолюции на заявлении назначает лицо, ответственное за внесение изменений в кадровые и бухгалтерские документы, и устанавливает сроки.
На основании заявления работника издается приказ по личному составу о внесении изменений в учетные документы. Этот приказ будет являться основанием для внесения изменений в кадровые и бухгалтерские документы организации, где содержатся персональные сведения работника, которые изменились. Приказ составляется в произвольной текстовой форме, в нем обязательно должны содержаться сведения как о старых, так и о новых данных работника, реквизиты документов, на основании которых вносятся новые сведения.
Пример оформления приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные
Особое внимание следует уделить тексту приказа, так как на практике часто используются некорректные формулировки: «Считать Иванову Петровой в связи с регистрацией брака…» или «Внести изменения в персональные данные работника…»
Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, регистрируется в соответствующей регистрационной форме, например в Журнале регистрации приказов по личному составу.
С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, необходимо ознакомить самого работника и лиц, ответственных за внесение изменений.
Кстати сказать
Изменение сведений о работнике в трудовой книжке
Пунктом 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69 (далее – Инструкция), установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:
- Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.
- Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки.
- Прежняя запись (фамилия или имя, отчество, дата рождения) аккуратно зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. Зачеркнутая запись должна легко читаться.
- Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью работодателя.
Изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученных работником новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.4 Инструкции).
В случае если на момент окончания бланка трудовой книжки и оформления вкладыша у работника изменились фамилия, образование или специальность, то данные изменения вносятся на титульный лист трудовой книжки, на вкладыше же фиксируются новые данные. Ссылка на соответствующие документы при этом дается один раз – на внутренней стороне обложки трудовой книжки.
Изменение сведений о работнике в личной карточке
На практике используют несколько вариантов внесения изменений в личную карточку работника.
Один из вариантов при изменении фамилии работника: прежняя фамилия зачеркивается одной чертой и справа указывается новая фамилия. Кстати, именно поэтому фамилию обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Если справа места нет, то новую фамилию можно написать сверху. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая: «Свидетельство о заключении брака С1 № 230 258 981 выдано Измайловским отделом ЗАГС Управления ЗАГС Москвы 05.12.2008 ». Данную запись здесь же кадровик заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.
Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе Х личной карточки «Дополнительные сведения».
Еще один вариант, используемый в подобном случае в кадровой практике, – это распечатка страницы личной карточки с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений. При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.
Изменение сведений о работнике в трудовом договоре
Существует мнение, что не нужно заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных. Такой вывод можно сделать из ст. 57 ТК РФ, согласно которой в содержание трудового договора входят сведения и условия.
Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к «сведениям». Согласно ч. 3 ст. 57 ТК РФ «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон». Вероятно, аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т. е. вносить изменения в текст трудового договора (в оба экземпляра) и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон – работника и работодателя. Статья 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.
Пример внесения изменений в трудовой договор
Однако существует и другая точка зрения. Считается, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться и в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции тоже ссылаются на ст. 57 ТК РФ, указывая, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных. Поэтому нельзя вносить изменения в сведения о фамилии и иных персональных данных работников в тексте трудового договора, а нужно составить документ, который можно назвать «Изменение к трудовому договору».
Замена страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования
На территории России на каждое застрахованное лицо Пенсионный фонд РФ (ПФР) открывает индивидуальный лицевой счет с постоянным страховым номером, при этом индивидуальный лицевой счет застрахованного лица ПФР хранит в течение всей жизни застрахованного лица (ст. 6 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»). При изменении у застрахованного лица фамилии, имени и отчества (фамилии, которая была у застрахованного лица при рождении), даты рождения, места рождения, пола новые анкетные данные должны быть отражены в его индивидуальном лицевом счете.
В Инструкцию по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.2006 № 192п, включена форма АДВ–2 «Заявление об обмене страхового свидетельства». Это заявление и будет основанием для внесения записи об изменении фамилии в территориальном органе ПФР. Документ заполняется застрахованным лицом, но Инструкция допускает его заполнение кадровой службой организации.
Пример оформления заявления об обмене страхового свидетельства
Заявление об обмене страхового свидетельства оформляется в течение двух недель и подается в территориальный орган ПФР. После этого в течение месяца соответствующий орган ПФР выдает застрахованному лицу новое (взамен выданного ранее) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета. Если застрахованное лицо работает по трудовому договору, заменой страхового пенсионного свидетельства занимается страхователь, т. е. работодатель. Работник должен сдать старое страховое пенсионное свидетельство в отдел кадров, и дальнейшие действия (передача документов в ПФР, получение нового свидетельства) предпринимает работодатель. Новое страховое свидетельство работник получает в отделе кадров.
Неработающие застрахованные лица должны самостоятельно подать заявление об обмене страхового свидетельства в орган Пенсионного фонда по месту жительства. При обращении в ПФР при себе необходимо иметь старое страховое свидетельство, документ, удостоверяющий личность, и копию документа, на основании которого изменяются данные в страховом свидетельстве (например свидетельства о браке).
Определим последовательность действий в случае изменения фамилии работника в связи со вступлением в брак:
1. Работник пишет заявление с просьбой внести изменения в учетные (кадровые) документы в связи со сменой фамилии.
2. Работодатель на основании свидетельства о заключении брака издает приказ о внесении изменений в учетные документы.
3. Работодатель вносит изменения в трудовой договор, в т. ч. и в экземпляр, хранящийся у работника.
4. Работодатель вносит изменения в трудовую книжку работника, в книгу учета движения трудовых книжек.
5. Работодатель вносит изменения в личную карточку.
6. Работодатель вносит изменения и подшивает копии документов в личное дело (если оно ведется).
7. Работодатель вносит изменения в бухгалтерские документы: в лицевой счет; карточку учета сумм начисленных ЕСН и взносов на пенсионное страхование.
8. Работодатель обеспечивает замену и выдачу застрахованному лицу нового (взамен выданного ранее) страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета.
ПОЛОЖЕНИЕ
о работе с персональными данными работников
1. Общие положения
1.1. Положение о работе с персональными данными работников «Альфы» разработано в
правовыми актами, действующими на территории РФ.
1.2. Настоящее Положение определяет порядок работы (сбора, обработки, использования,
хранения и т. д.) с персональными данными работников и гарантии конфиденциальности
сведений о работнике, предоставленных работником работодателю.
2. Получение и обработка персональных данных работников
2.1. Персональные данные работника работодатель получает непосредственно от работника.
Работодатель вправе получать персональные данные работника от третьих лиц только при
наличии письменного согласия работника или в иных случаях, прямо предусмотренных в
законодательстве.
2.2. При поступлении на работу работник заполняет анкету, в которой указывает следующие
сведения о себе:
– дату рождения;
– семейное положение;
– отношение к воинской обязанности;
– местожительство и домашний телефон;
– образование, специальность;
– предыдущее(ие) место(а) работы;
– иные сведения, с которыми работник считает нужным ознакомить работодателя. В анкету
вклеивается фотография работника.
2.3. Работодатель не вправе требовать от работника представления информации о политических
и религиозных убеждениях и о его частной жизни.
2.4. Работник представляет работодателю достоверные сведения о себе. Работодатель проверяет
достоверность сведений, сверяя данные, представленные работником, с имеющимися у
работника документами.
2.5. При изменении персональных данных работник письменно уведомляет работодателя о таких изменениях в разумный срок, не превышающий 14 дней.
2.6. По мере необходимости работодатель истребует у работника дополнительные сведения.
Работник представляет требуемые сведения и в случае необходимости предъявляет документы,
подтверждающие достоверность этих сведений.
2.7. Анкета работника хранится в его личном деле. В личном деле также хранится вся
информация, относящаяся к персональным данным работника. Ведение личных дел возложено
на отдел бухгалтерии, ответственный за ведение личных дел – бухгалтер организации.
3. Хранение персональных данных работников
3.1. Анкета работника хранится в его личном деле. В личном деле также хранится вся
информация, которая относится к персональным данным работника. Ведение личных дел
возложено на отдел бухгалтерии, ответственный за комплектование личных дел – бухгалтер
организации.
3.2. Личные дела и личные карточки хранятся в бумажном виде в папках, прошитые и
пронумерованные по страницам. Личные дела и личные карточки находятся в отделе
бухгалтерии в специально отведенном шкафу, обеспечивающем защиту от несанкционированного доступа. В конце рабочего дня все личные дела и личные карточки сдаются в отдел бухгалтерии.
3.3. Персональные данные работников могут также храниться в электронном виде в локальной
компьютерной сети. Доступ к электронным базам данных, содержащим персональные данные
работников, обеспечивается двухступенчатой системой паролей: на уровне локальной
компьютерной сети и на уровне баз данных. Пароли устанавливаются заместителем
руководителя организации и сообщаются индивидуально работникам, имеющим доступ к
персональным данным работников.
3.4. Изменение паролей заместителем руководителя организации происходит не реже одного
раза в два месяца.
3.5. В целях повышения безопасности по обработке, передаче и хранению персональных
данных работников в информационных системах проводится их обезличивание. Для
обезличивания персональных данных применяется метод введения идентификаторов, то
есть замена части сведений персональных данных идентификаторами с созданием таблиц
соответствия идентификаторов исходным данным.
3.6. Доступ к персональным данным работника имеют руководитель организации, его
заместитель, главный бухгалтер, а также непосредственный руководитель работника.
Специалисты отдела бухгалтерии – к тем данным, которые необходимы для выполнения
конкретных функций. Доступ специалистов других отделов к персональным данным
осуществляется на основании письменного разрешения руководителя организации или его
заместителя.
3.7. Копировать и делать выписки из персональных данных работника разрешается
исключительно в служебных целях с письменного разрешения руководителя организации, его
заместителя и главного бухгалтера.
4. Использование персональных данных работников
4.1. Персональные данные работника используются для целей, связанных с выполнением
работником трудовых функций.
4.2. Работодатель использует персональные данные, в частности, для решения вопросов
продвижения работника по службе, очередности предоставления ежегодного отпуска,
установления размера зарплаты. На основании персональных данных работника решается вопрос о допуске его к информации, составляющей служебную или коммерческую тайну.
4.3. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права
основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их
автоматизированной обработки или электронного поступления. Работодатель также не вправе
принимать решения, затрагивающие интересы работника, основываясь на данных, допускающих двоякое толкование. В случае если на основании персональных данных работника невозможно достоверно установить какой-либо факт, работодатель предлагает работнику представить письменные разъяснения.
5. Передача персональных данных работников
5.1. Информация, относящаяся к персональным данным работника, может быть предоставлена
государственным органам в порядке, установленном федеральным законом.
5.2. Работодатель не вправе предоставлять персональные данные работника третьей стороне без
письменного согласия работника за исключением случаев, когда это необходимо в целях
предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных
федеральным законом.
5.3. В случае если лицо, обратившееся с запросом, не уполномочено федеральным законом или
настоящим Положением на получение информации, относящейся к персональным данным
работника, работодатель обязан отказать лицу в выдаче информации. Лицу, обратившемуся с
запросом, выдается уведомление об отказе в выдаче информации, копия уведомления
подшивается в личное дело работника.
5.4. Персональные данные работника могут быть переданы представителям работников в
порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, в том объеме, в каком это необходимо для
выполнения указанными представителями их функций.
5.5. Работодатель обеспечивает ведение журнала учета выданных персональных данных
работников, в котором регистрируются запросы, фиксируются сведения о лице, направившем
запрос, дата передачи персональных данных или дата уведомления об отказе в предоставлении
персональных данных, а также отмечается, какая именно информация была передана.
6. Гарантии конфиденциальности персональных данных работников
6.1. Информация, относящаяся к персональным данным работника, является служебной тайной и охраняется законом.
6.2. Работник вправе требовать полную информацию о своих персональных данных, об их
обработке, использовании и хранении.
6.3. В случае разглашения персональных данных работника без его согласия он вправе требовать от работодателя разъяснений.
